Closellia en deux minutes : une seule plateforme, et une messagerie dedans
Closellia est un logiciel de gestion d’entreprise en ligne : CRM, devis, facturation, comptabilité, stock, projets, support et RH sur une seule base de données, reliés par une intelligence artificielle qui connaît vos clients et vos chiffres. Trente-trois modules, un socle inclus, et des modules métier qui s’ajoutent quand vous en avez besoin. Le produit est né dans une agence qui l’a d’abord construit pour elle-même, lassée de huit outils qui ne se parlaient pas.
Ce qui nous vaut d’en parler ici, c’est sa messagerie. Closellia inclut un webmail intégré dès le pack Essentiel : vos boîtes professionnelles arrivent dans la plateforme, chaque message se range sur la fiche du bon client, et un tri anti-spam et anti-hameçonnage protège toute l’équipe avant le premier clic. C’est ce webmail que ce guide détaille, parce qu’un seul faux lien suffit pour perdre une messagerie, un site ou un serveur.
Deuxième raison : le Cloud Closellia est hébergé en France, dans un centre de données français, et son hébergement et sa sécurité sont assurés par NovaHoster. Le livechat que vous voyez sur novahoster.fr tourne d’ailleurs sur Closellia. Si vous avez déjà une adresse e-mail professionnelle à votre domaine, vous pouvez la brancher dans Closellia en quelques minutes : la boîte reste chez votre hébergeur, Closellia la lit et y répond.
Ce guide n’est pas une page de vente. Il dit ce que fait le webmail, ce qu’il ne fait pas, ce qui part vers un modèle d’IA et ce qui n’en part jamais, et combien ça coûte, chiffres publics à l’appui.
Un webmail anti-spam intégré au CRM : vos mails rangés sur la fiche client
Dans une boîte classique, un e-mail appartient à la personne qui le reçoit. Quand un commercial part, l’historique de ses comptes part avec sa boîte. Dans Closellia, chaque échange appartient au dossier du client : le message arrive dans la boîte partagée de l’entreprise, il est rattaché à la fiche de l’expéditeur, et il y reste.
Concrètement, voici ce qui se passe quand une cliente écrit deux questions en une, l’une sur son devis, l’autre sur sa facture :
- Le mail arrive dans la boîte de l’entreprise et se range sur sa fiche.
- À côté du message s’affichent ses devis, ses factures et ce qu’elle doit encore.
- L’IA relit le dossier et propose une réponse complète, avec les bons montants et les bonnes dates.
- Vous relisez, vous corrigez si besoin, vous envoyez. L’échange rejoint sa fiche.
Le gain n’est pas que du confort. Répondre à un client sans savoir qu’il attend un devis et qu’il a une facture en retard, c’est une erreur fréquente dans une PME. Avoir le contexte sous les yeux avant de répondre évite cette erreur, et la réponse proposée par l’IA n’est jamais envoyée seule : un humain la relit.
Quelles boîtes peut-on brancher ?
Le webmail travaille avec une boîte existante, par exemple une adresse créée chez NovaHoster. Le guide pour créer et gérer une boîte e-mail professionnelle explique comment choisir une adresse claire et sécuriser son accès avant de la relier à un outil tiers. Le nombre de boîtes branchées dépend du pack : une avec Essentiel, deux avec Pro, cinq avec Cerveau IA. Le forfait gratuit n’inclut pas de boîte branchée : il sert à essayer le CRM, les devis et les factures.
Comment le webmail tient le spam dehors
Le tri anti-spam de Closellia part d’une règle simple : le bruit est écarté, mais jamais le mail d’un client ou d’un prospect. Un message qui vient d’une fiche connue reste en boîte de réception et se range sur sa fiche, quoi qu’il contienne. Le tri s’applique aux inconnus.
Ce que Closellia publie sur son fonctionnement :
- Chaque message est trié. Les nouveaux expéditeurs sont classés au fil de l’eau, en boîte de réception, en promotions ou en indésirables.
- Un spam reconnu reste dehors. Un expéditeur classé en indésirable le reste, même quand le crédit IA du mois est épuisé. Le tri ne retombe pas à zéro parce que le quota est consommé.
- Les expéditeurs douteux sont repérés. Les adresses connues pour envoyer du spam sont identifiées avant d’encombrer la boîte.
- Vos clients ne sont jamais déplacés. Le classement écarte les inconnus bruyants, pas les personnes avec qui vous travaillez.
Closellia ne publie pas le détail de ses contrôles, et le dit : l’expliquer reviendrait à apprendre aux fraudeurs à les contourner. Ne cherchez donc pas de liste de règles à régler vous-même ; le tri se fait sans réglage, et vous pouvez reclasser un message à la main si le tri s’est trompé.
Ce que vous voyez à l’écran
La boîte de réception affiche, pour chaque message, ce que le tri en a fait : « Rangé sur sa fiche » pour un client, « Indésirables » pour un faux avis de livraison, « Promotions » pour une offre commerciale, « Lien trompeur signalé » pour une tentative d’hameçonnage. Le classement est lisible en une ligne, sans ouvrir le message.
L’hameçonnage démasqué : chaque lien vérifié avant le clic
Le spam coûte du temps ; l’hameçonnage coûte une entreprise. Le scénario est connu : un message imite votre banque, un transporteur ou un collègue, et un seul clic sur le mauvais lien donne un mot de passe, un accès à la messagerie, parfois au site ou au serveur. C’est sur ce point que le webmail de Closellia se distingue d’une boîte ordinaire : chaque lien est vérifié avant de s’ouvrir.
| Ce que contient le message | Ce que fait le webmail | Ce que vous voyez |
|---|---|---|
| Un lien qui mène ailleurs que chez l’expéditeur (un document partagé sur un autre site, par exemple) | Vous prévient avant l’ouverture | « Lien vers un autre site : prévenu » |
| Un lien trompeur : le texte affiche votre banque, l’adresse réelle ouvre un autre site | Le signale clairement, sans bouton « ouvrir quand même » cliquable par réflexe | « Lien trompeur signalé », message classé en indésirables |
| Un faux avis de livraison demandant un petit paiement | Classe le message en indésirables | Message hors de la boîte de réception |
| Un message d’un client connu contenant un lien | Range le message sur sa fiche ; le lien reste vérifié | « Rangé sur sa fiche » |
Le détail qui compte est l’absence de bouton « ouvrir quand même » sur un lien trompeur. La plupart des outils affichent un avertissement puis laissent passer ; sous pression, à 18 h, on clique. Ici, le signalement est conçu pour casser le réflexe.
Ce que la vérification des liens ne fait pas
Elle ne remplace ni la double authentification sur vos comptes, ni la vigilance sur les pièces jointes, ni la formation de l’équipe. Un message sans lien mais qui demande un virement « urgent » reste une fraude au président, et seul un humain qui décroche son téléphone l’arrête. La fiche réflexe de Cybermalveillance.gouv.fr sur l’hameçonnage, citée en source, résume les bons gestes.
Ce que Closellia ne remplace pas : la boîte, le domaine et l’antispam du serveur
Closellia lit et répond ; il n’héberge pas votre boîte. Trois briques restent chez votre hébergeur, et elles conditionnent tout le reste.
La boîte e-mail et son domaine
Votre adresse @votredomaine, son stockage, son IMAP, son antispam entrant et sortant restent chez NovaHoster. Si la boîte est mal configurée ou si le domaine est mal authentifié, Closellia recevra et enverra avec les mêmes problèmes. Avant de brancher quoi que ce soit, assurez-vous que vos messages n’arrivent pas déjà en indésirables chez vos destinataires : le guide pourquoi mes e-mails arrivent en spam passe en revue les douze causes habituelles et leur correction.
L’authentification du domaine
SPF, DKIM et DMARC se publient dans la zone DNS du domaine, chez le registrar ou dans Plesk. Closellia les surveille, mais ne les écrit pas à votre place. La méthode, enregistrement par enregistrement, est dans le guide SPF, DKIM et DMARC.
L’antispam du serveur
Le tri du webmail agit sur ce que vous lisez. Il ne bloque pas un message à la porte du serveur, ne protège pas les boîtes que vous n’avez pas branchées, et ne filtre pas vos envois sortants pour éviter qu’une boîte compromise envoie du spam en votre nom. Ces trois fonctions sont celles d’un antispam de serveur.
| Besoin | Antispam serveur (hébergeur) | Webmail Closellia |
|---|---|---|
| Refuser le spam avant qu’il n’atteigne la boîte | Oui | Non |
| Filtrer les envois sortants d’une boîte compromise | Oui | Non |
| Protéger toutes les boîtes du domaine | Oui | Les boîtes branchées |
| Vérifier chaque lien avant le clic | Rarement | Oui |
| Ne jamais déplacer le mail d’un client connu | Non, le filtre ne connaît pas vos clients | Oui |
| Ranger l’échange sur la fiche client | Non | Oui |
Délivrabilité : SPF, DKIM et DMARC surveillés en continu
Écrire ne sert à rien si le mail n’arrive pas. Le module Délivrabilité de Closellia, inclus avec le webmail dès le pack Essentiel, surveille vos domaines et vos boîtes :
- Authentification vérifiée. SPF, DKIM et DMARC sont surveillés, avec un verdict avant de durcir la politique DMARC. On ne découvre plus un DMARC absent après trois campagnes perdues.
- Sources d’envoi listées. Chaque serveur qui envoie en votre nom apparaît, avec son taux de conformité et son motif d’échec. C’est ainsi qu’on retrouve un ancien outil qui envoie encore en votre nom sans que personne le sache.
- Montée en charge des nouvelles boîtes. Une boîte fraîchement créée envoie par petits volumes croissants, pour ne pas abîmer sa réputation dès la première semaine.
- Rejets classés. Chaque avis de non-livraison est lu : une adresse morte est exclue, une boîte pleine ou un incident temporaire n’exclut personne.
Deux fonctions demandent le module de prospection en plus : le relais de secours, une seconde boîte à réputation établie qui prend le relais si la voie normale échoue, et la réhabilitation des adresses exclues à tort.
Pour que cette surveillance fonctionne, il faut une politique DMARC publiée avec une adresse de rapport, et c’est vous qui la publiez dans vos DNS. En clair : Closellia lit les rapports, mais le travail de base décrit dans nos guides sur l’authentification reste à faire une fois, proprement.
Une IA qui propose la réponse, et ce qui part vers le modèle
L’IA de Closellia intervient à deux moments dans la messagerie : au tri des messages, et à la proposition de réponse. Il est légitime de demander ce qu’elle reçoit.
Closellia publie une page destinée aux DSI et aux délégués à la protection des données, et ses engagements tiennent en quatre points :
- Votre base, vos archives et la mémoire de l’entreprise restent dans votre environnement.
- Pour une tâche, seul son contexte part vers le modèle : le fil d’un échange et quelques faits du client, jamais la base entière, jamais une autre société.
- Chaque appel est tracé, avec le volume envoyé, le fournisseur et le coût.
- Closellia n’entraîne aucun modèle avec vos données.
L’usage de l’IA est mesuré en crédits mensuels : 20 avec le forfait gratuit, 1 000 avec Essentiel, 2 000 avec Pro. Quand le crédit est épuisé, l’IA s’arrête net ; la facture ne gonfle pas en silence. Le tri du spam, lui, garde ses décisions déjà prises : un expéditeur classé indésirable le reste.
Dans une PME soumise au RGPD, ces points comptent autant que la fonction. Le guide sur la liste de contrôle RGPD d’une PME rappelle ce qu’il faut documenter quand un sous-traitant traite des données de clients : la localisation, la finalité, la durée, et la possibilité de repartir.
Où sont vos données : hébergées en France par NovaHoster
Closellia se déploie de deux façons, avec les mêmes fonctions et les mêmes mises à jour. Ce qui change, c’est où vivent les données et qui administre l’infrastructure.
| Cloud Closellia | Cloud privé | |
|---|---|---|
| Isolation | Espace logique isolé, étanchéité testée à chaque livraison | Instance, base et stockage dédiés |
| Région | France ; hébergement et sécurité assurés par NovaHoster | Au choix |
| Sauvegardes | Archive chiffrée de votre société chaque nuit, copie de la plateforme sur un serveur distant | Dédiées |
| Mises à jour | Automatiques | Planifiées avec vous |
| À partir de | Gratuit, puis 19 € HT/mois | Sur devis |
Pour une PME, le Cloud Closellia est le choix simple : rien à administrer, serveurs en France, sauvegarde chaque nuit. Les raisons d’héberger en France, droit applicable, latence, continuité, sont les mêmes que pour un site : le guide pourquoi héberger son site en France les détaille.
Accès, traces et porte de sortie
Les droits se donnent ressource par ressource et action par action, et un droit absent est refusé par le serveur, pas seulement caché à l’écran. Les actions sensibles sont journalisées : qui a exporté le fichier clients, et quand. Et pour partir, vous emportez un export complet de votre société, chiffré avec votre propre phrase secrète, que vous seul pouvez ouvrir. C’est la clause de réversibilité qu’on demande à tout prestataire, écrite dans le produit.
Tarifs : gratuit à vie, puis 19 € HT par mois
Les prix sont publics, hors taxes, sans engagement, et les modules métier s’ajoutent un par un. Voici ce qui compte pour la messagerie.
| Pack | Prix | Personnes | Boîtes mail branchées | Ce qui est inclus pour l’e-mail |
|---|---|---|---|---|
| Gratuit | 0 €, sans limite de durée | 1 | 0 | CRM, devis, factures, espace client ; pas de webmail |
| Essentiel | 19 € HT/mois, ou 190 € HT/an | 2 | 1 | Webmail intégré, tri anti-spam, vérification des liens, délivrabilité, relances |
| Pro | 49 € HT/mois, ou 490 € HT/an | 5 | 2 | Tout Essentiel, plus agenda partagé et prise de rendez-vous |
| Cerveau IA | Sur devis | 10 | 5 | Tout Pro, plus prospection et fidélisation par l’IA, tous les modules métier |
Le paiement annuel offre deux mois. La TVA française s’ajoute pour une société en France. Les prix sont ceux affichés sur closellia.com au moment où ce guide est écrit ; la page tarifs fait foi.
Pour une petite équipe qui vend et facture, Essentiel suffit : une boîte commerciale partagée, branchée dans Closellia, protège déjà les deux personnes qui la lisent. L’ajout d’une boîte NovaHoster à partir de 3,50 € HT par mois, avec son antispam Premium côté serveur, donne la couche manquante. Comptez donc, pour deux personnes, l’ordre de grandeur de 23 € HT par mois pour la messagerie complète.
Brancher une boîte NovaHoster dans Closellia : liste de contrôle
Le branchement se fait depuis Closellia, avec les paramètres IMAP et SMTP de la boîte. Ils sont les mêmes que pour Outlook ou Thunderbird, et le guide pour configurer une boîte NovaHoster dans un client de messagerie les donne, ports et chiffrement compris.
Avant de brancher :
- La boîte a un mot de passe propre, jamais réutilisé ailleurs, et son accès est réservé aux personnes qui la lisent.
- SPF, DKIM et DMARC sont publiés pour le domaine, et DMARC a une adresse de rapport.
- Un envoi test vers une adresse externe arrive en boîte de réception, pas en indésirables.
- Vous avez choisi la boîte à brancher : une boîte partagée (commercial@, contact@) donne plus de valeur qu’une boîte personnelle, puisque tout le monde en profite.
Après le branchement :
- Vérifiez que les messages de vos clients existants se rangent bien sur leurs fiches ; importez vos contacts avant si ce n’est pas fait.
- Ouvrez les premiers messages classés indésirables pour contrôler le tri, et reclassez ce qui doit l’être.
- Donnez les droits ressource par ressource : qui peut lire la boîte, qui peut envoyer, qui peut exporter.
- Notez Closellia dans votre registre de sous-traitants RGPD, avec la localisation France et la clause d’export chiffré.
- Gardez votre antispam de serveur actif : le webmail trie ce que vous lisez, il ne garde pas la porte.
Si vous hésitez encore entre garder une boîte personnelle et créer une boîte partagée, ou si vous voulez un avis sur votre configuration avant de brancher, le support NovaHoster, assuré 7j/7 par des développeurs, répond par livechat et par ticket.
Questions fréquentes
Closellia remplace-t-il mon hébergement e-mail ?
Le webmail Closellia bloque-t-il le spam avant qu’il n’arrive ?
Comment Closellia détecte-t-il un lien d’hameçonnage ?
Mes clients risquent-ils d’être classés en indésirables ?
Que reçoit l’intelligence artificielle de Closellia ?
Où sont hébergées les données Closellia ?
Combien coûte Closellia avec le webmail ?
Faut-il un antispam NovaHoster en plus de Closellia ?
Guides liés
Pour aller plus loin sur le même sujet, et sur ce qui l’entoure :
Sources techniques
[1] Closellia — Webmail intégré au CRM, protection contre le spam et l’hameçonnage [2] Closellia — Délivrabilité : SPF, DKIM, DMARC surveillés [3] Closellia — Où vont vos données : hébergement, IA et réversibilité [4] Closellia — Hébergement : cloud ou cloud privé [5] Closellia — Tarifs [6] Cybermalveillance.gouv.fr — Fiche réflexe : l’hameçonnage (phishing)
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